Gestion du temps : trucs de psychologue

Posté par Patrick le 29 juin 2017  /   dans Publications

Gérer son temps : S’organiser pour ne pas se faire organiser !

Gérer son temps de façon efficace peut être payant en efficacité et en satisfaction. Ces quelques pistes pourraient vous aider à cibler comment vous pourriez gagner du temps :

• Développer une vue d’ensemble de tout ce que vous avez à faire, dans une semaine ou un mois.

• Subdiviser les grosses responsabilités en portions plus digestes. Par exemple «remplacer les ordinateurs» devient «définir les besoins informatiques», «faire une recherche sur les équipements disponibles» et «contacter 3 fournisseurs».

• Planifier son horaire en tenant compte des variations de son niveau d’énergie dans une journée. Si on réfléchit mieux le matin, on y met les tâches qui demandent de la réflexion. On considère aussi le rythme du lieu de travail : si les clients appellent surtout le lundi, on réserve cette journée pour traiter leurs demandes.

- On s’organise aussi autour des activités déjà prévues, comme les réunions.
- On se donne toujours un moment, en fin de journée et à la fin de la semaine, pour évaluer et planifier la suite.

• Cibler les priorités. Souvent, nos priorités se perdent parmi les petites urgences du jour; alors, comment garder le cap à travers les feux à éteindre ?

- Comme les urgences ne se programment pas, c’est préférable de prévoir un peu plus de temps pour ses priorités.
- L’autre solution, c’est de réduire nos tâches lorsque possible (ex. : lorsqu’un stagiaire peut nous aider).
- Si pendant une journée on ne sait plus où donner de la tête, on se demande: «Si je devais compléter une seule chose aujourd’hui, qu’est-ce que ce serait?»

• Réduire les interruptions : anecdotes, discussions de cadre de porte, téléphones qui s’éternisent ou courriels pour rire; ces pauses sont parfois salutaires mais, pour faciliter la concentration, on ferme la porte et on cesse de répondre aux courriels ou au téléphone.

• Reprendre le dessus sur les courriels et autre médias. Pour éviter d’y passer trop de temps, on prévoit des moments dans la journée pour consulter ses messages.

• Optimiser le système de classement. L’idée est de manipuler chaque information une seule fois pour : la traiter, la classer ou la jeter. On cherche une manière efficace de ranger et de retrouver ses documents.

• S’assurer d’utiliser un ordre du jour lors des réunions. Pour gagner en efficacité, on doit l’avoir reçu avant pour que chaque participant soit préparé. On aborde des questions qui concernent la plupart des gens présents en débutant par les points les plus importants. Avoir quelqu’un qui anime s’avère aussi utile.

• Prendre efficacement ses décisions. Si on a tendance à tergiverser, on se fixe une date limite pour se prononcer.

• Prendre des pauses. Paradoxalement, pour maintenir une productivité élevée, on doit quitter notre poste de travail de temps en temps. Quand la concentration faiblit ou que notre niveau de stress augmente, on se lève, on fait quelques pas, on s’étire ou on va boire un verre d’eau. Parfois ces quelques minutes deviennent un investissement rentable pour la suite.

• On cesse de procrastiner ! S’il y a des mois que nous voulons classer nos dossiers ou raccourcir nos réunions, on se lance !

Références

https://www.usherbrooke.ca/ca-va/pour-bien-reussir-ma-session/gerer-son-temps-et-ses-priorites

Ces gens qui courent tout le temps. S’organiser pour être moins stressé, par Rita Emmett, Les Éditions de l’Homme, 2009, 200 p.

Adapté d’une chronique de Anick Dresdell, psychologue chez ISO-Santé

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